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流动人员人事档案办事指南

2021-11-08    人气:591

一、政策依据

()中组部、国家人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》(人发〔1996118号);

()中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》(人社部发〔201490号);

()《人力资源社会保障部办公厅关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》(人社厅发〔201675号);

()人力资源社会保障部办公厅关于加快推进流动人员人事档案信息化建设的指导意见的通知(人社厅发〔2018102号)。

二、流动人员人事档案范围

()非公有制企业和社会组织聘用人员的档案;

()辞职辞退、取消录(聘)用或被开除的机关事业单位工作人员档案;

()与企事业单位解除或终止劳动(聘用)关系人员的档案;

()未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案;

()自费出国留学及其他因私出国(境)人员的档案;

()外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案;

()自由职业或灵活就业人员的档案;

()其他实行社会管理人员的档案。

三、流动人员人事档案公共服务内容

()档案的接收和转递:档案接收、档案转出

()档案材料收集、档案材料鉴别、档案材料归档

()档案的整理和保管:档案整理装订、档案保管、档案数字化、电子化

()为符合相关规定的单位提供档案查(借)阅服务:档案查阅、档案借阅

()依据档案记载出具相关证明:存档证明、经历证明、亲属关系证明、无犯罪记录证明、其他证明

()为相关单位提供政审(考察)服务:参军政审、录用考察、入党政审、出国(境)政审、升学政审、其他政审

()存档人员党员组织关系的接转

四、流动人员人事档案服务流程

(一)档案接收

1.申请材料

1)番禺区户籍人员:身份证、户口本原件;

2)非番禺区户籍,则单位注册地及社保购买所在地在番禺区的人员:身份证原件。

(注:以上材料只需提供原件,原件核对后退还本人。)

2.办理流程

存档人员向区人才办提交申请材料→工作人员审核材料,开具《调档函》→档案通过机要通信方式转至区人才办→工作人员审核档案→符合要求的,登记并形成存档编码入库。

3.注意事项

1)原档案保管单位应严密包封档案,档案内需有档案转递通知单、档案目录清单,并通过机要通信方式转递档案;如有人事档案管理权的单位人事专人送档,人事专员需提供《介绍信》(介绍信需指定专人送档)、工作证、严密包封的人事档案(档案内需有转递通知单和目录清单)。严禁个人自带档案转递;

2)人事档案是国家的机密材料,务必保持其保密性和完整性,不符合存档要求的,我办将退回原档案管理单位;

3)档案保管手续非特殊情况需本人亲自办理。特殊情况本人未能前来的,须委托他人办理,并请提供本人签名的委托书、本人及受委托身份证原件。

(二)档案转出

1.申请材料

1)本人身份证原件;

2)具有人事档案管理权的接收单位开具的调档函或档案移交函。

(注:原有工作单位委托办理人事档案保管的人员,需补充提供原单位开具的离职证明或同意档案转走证明材料。)

2.办理流程

存档人员向区人才办提交申请材料→工作人员审核材料,核实调档人身份→工作人员检查、核对将要转出的档案,对人事档案转出进行登记→工作人员填写《流动人员人事档案转递通知单》及《档案目录清单》,严密包封档案→档案通过机要通信或专人送取方式转至拟接收单位。

3.注意事项

1)档案转出时,必须提供具有人事档案保管权限的接收单位开具的调档函,方可办理;

2)原档案保管单位应严密包封档案,档案内需有档案转递通知单、档案目录清单,并通过机要通信方式转递档案;如有人事档案管理权的单位人事专人提档,人事专员需提供《介绍信》(介绍信需指定专人送档)、工作证办理转档手续。严禁个人自带档案转递。

(三)档案材料的收集、鉴别和归档

1.申请材料

1)个人办理:存档人员有效身份证件(非本人办理,需提供本人签名的委托书、本人及受委托人身份证原件);单位人事专人办理:有人事档案保管权的单位出具《介绍信》(介绍信需指定专人递交档案材料)、工作证。

2)归档范围的档案材料原件。

2.办理流程

存档人员向区人才办提交申请材料→工作人员对材料进行鉴别,是否属于归档范围→工作人员在收到档案材料后5个工作日内将材料归入本人档案。

3.注意事项

1)档案材料应为办理完毕的正式材料,完整齐全、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备;

2)证书、证件等特殊情况需用复印件存档的,应由材料制作单位注明复印时间并加盖公章;

3)学历学位材料归档。一般应由学校机要转递。属成人教育类学历等特殊情况下自带的,应密封后加盖学校公章,并提供教育部学信网(www.chsi.com.cn)《教育部学历证书电子注册备案表》(有效期内)或《中国高等教育学历认证报告》;

4)职称材料归档。本人携带身份证(或单位携带介绍信)办理;

5)党员材料归档。正式党员材料(预备党员材料应在转正后归档)应由党组织直接通过机要方式转递,或密封后(党委或党支部加盖骑缝章)由党组织持介绍信办理;

6)工作材料归档。国家机关、事业单位、国有企业形成材料,应由材料形成单位通过机要方式或派专人转递。非国有企业等单位形成材料一般由单位派人事部门工作人员持介绍信办理。

(四)档案查阅

1.申请材料

查档单位应派两名中共党员前往,持查阅人有效证件和所在单位介绍信,以及被查阅人的姓名和有效身份证件号。

2.注意事项

1.凡查阅流动人员人事档案(档案材料),必须严格遵守保密和阅档规定,严禁涂改、抽取、撤换、损毁档案材料。查(借)阅者不能擅自向外泄露档案内容,不能擅自向外复印档案内容;

2.任何人不得查阅本人及其直系亲属的档案。

(五)档案借阅

1.申请材料

有人事档案保管权的单位出具《借档函》、存档人员有效身份证件。

2.档案归还

借阅单位严密包封的借阅档案(内附目录清单)通过机要通信方式转递;或单位人事专员提供《介绍信》(介绍信需指定专人送档)、工作证、严密包封的人事档案(档案内需有转递通知单和目录清单)转递。

3.注意事项

1)档案原则上不予以借阅,确需借阅的,凭有人事档案保管权单位出具的《借档函》经审核后予以借出(借档函主要内容有:借阅原由,借阅时间,借阅单位,借阅人等);

2)未经批准,不得复制档案材料,查档摘抄或复印的材料应办理登记手续,且不得给无关人员传看,用完后应自行销毁;

3)档案借阅归还时间不超过两周。

(六)依据档案记载出具相关证明

1.证明种类

《存档证明》、《现实表现》、《亲属关系证明》、复印单项材料,其它各类证明。

2.证明要求

出具的内容与档案实际记载相关内容一致。

3.申请材料

居民身份证

4.办理流程

存档人员提交申请材料→工作人员审核材料→工作人员依据档案记载出具相关证明。

(七)为相关单位提供政审(考察)服务

1.政审种类

参军、录用(入职)、入党、出国(境)、升学(考研)

2.申请材料

居民身份证、政审函、政审(录用)表格。

3.办理流程

存档人员提交申请材料→工作人员审核材料→工作人员依据档案记载出具相关政审材料。

五、常见问题

()个人、公司或街道办能否保管流动人员人事档案?

答:流动人员人事档案具体由县级以上(含县级)公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理,其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。严禁个人保管本人或他人档案。

()跨地区流动人员的人事档案如何保管?

答:跨地区流动人员的人事档案由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理。

()人事档案调走能否自带?

答:根据国家有关人事档案管理规定,转递人事档案时应严密包封通过机要交通或派专人送取,严禁个人自带档案转递。

()流动人员档案从何时取消收费?

答:自201511日起取消流动人员人事关系及档案保管费,政府部门提供免费流动人员人事档案基本公共服务。201511日起行政性事业性保存人事关系及档案费按上述规定不再收取。

六、网办申请

为方便群众办事,实现“零跑动”,自202023日起,我办依托广东政务服务网(网址:http://www.gdzwfw.gov.cn/),将流动人员人事档案公共服务部分事项(档案查阅和档案借阅除外)从现场办理更改为网上预审+邮寄办,实现全网办,无需到现场办理。申请人也可将档案业务需求通过电子邮件方式发送至番禺区人才办业务受理邮箱pyrcyw@163.com,并附相关材料(如:身份证原件扫描件、调档函原件扫描件、档案借阅函原件扫描件等)。注:通过电子邮件申请办理业务的邮件主题格式:申办事项+申办人姓名+联系电话+联系地址。

七、办公时间

办理时间:周一至周五上午900-1200、下午200-600(法定节假日除外)

八、办理地址

广州市番禺区市桥街桥兴大道10号番禺人才办公楼一楼人才公共服务区

九、查询网址

广东政务服务网http://www.gdzwfw.gov.cn

番禺人才网http://www.pyrc.com.cn档案管理专栏微信公众号:gzpyrc

十、联系电话

020-84647218