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流动人员人事档案办事指南

一、政策依据

1.中共中央组织部、人力资源社会保障部等五部门《关于印发流动人员人事档案管理服务规定的通知》（人社部发〔2021〕112号）；

2.中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发〔2014〕90号）；

3.《人力资源社会保障部办公厅关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》（人社厅发〔2016〕75号）；

4.人力资源社会保障部办公厅关于加快推进流动人员人事档案信息化建设的指导意见的通知（人社厅发〔2018〕102号）。

二、档案接收

（一）流动人员人事档案范围

1.非公有制经济组织和社会组织聘用人员的人事档案；

2.辞职辞退、解除（终止）聘用（劳动）合同、取消录（聘）用、被开除等与用人单位解除或终止人事（劳动）关系的未就业的原机关公务员、国有企事业单位的管理人员和专业技术人员、军队文职人员的人事档案；

3.未就业的高校毕业生及中专毕业生的人事档案；

4.自费出国（境）留学的高校毕业生及其他因私出国（境）人员的人事档案；

5.外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；

6.自由职业或灵活就业人员的人事档案；

7.其他流动人员的人事档案。

（二）申请条件：

符合下列条件之一，属流动人员人事档案范围的人员，可申请将档案调入我办。

1.番禺区户籍人员；

2.现工作单位在番禺区的人员。

（三）申请材料

1.番禺区户籍人员：本人有效身份证件、户口本；

2.工作单位在番禺区的人员：本人有效身份证件、劳动合同或在职证明（本区社保缴费情况证明）。

（四）办理流程

1.网上办理：网页登录“广东省流动人员人事档案管理服务信息系统”→选择“档案接收”→按要求上传申请资料扫描件（番禺区户籍人员上传户口本；工作单位在番禺区的人员上传劳动合同或在职证明）→填写申报信息→提交审核→系统审核→审核通过→系统自动生成调档函（申请人可在线下载调档函或工作人员通过EMS快递寄出调档函）→申请人凭调档函向原档案保管单位申请档案转出→原档案保管单位通过机要或专人将档案转递我单位（严禁个人自带档案）→工作人员审核档案→符合要求的，档案登记入库（如档案缺少关键材料，申请人需下载填写“告知承诺书”（样版下载）并EMS邮寄到我办，快递单备注栏需注明“本人姓名+告知承诺书”）。审核不通过的，将档案退回原档案保管单位。材料审核不通过→附上退档档告知书。

2.线下办理：现场取号→提交申请材料→审核通过→工作人员现场开具调档函→申请人凭调档函向原档案保管单位申请档案转出→原档案保管单位将档案通过机要或专人转递至我办（严禁个人自带档案）→工作人员审核档案→审核通过，档案登记入库（如档案缺少关键材料，申请人需下载填写“告知承诺书”（样版下载）并EMS邮寄到我办，快递单需备注“本人姓名+告知承诺书”）。审核不通过的，将档案退回原档案保管单位。材料审核不通过→附上退档告知书。

（五）注意事项

1.申请开具调档函前请自行查询当前档案存放机构全称（必须具有档案保管资质）、收档方式、收档详细地址、对方单位经办人及联系电话；

2.档案接收手续非特殊情况需本人亲自办理。特殊情况本人未能前来窗口的，须委托他人办理，并请提供本人签名的委托书（样版下载）、本人身份证复印件及代办人身份证原件；

3.原档案保管单位应严密包封档案，档案必须附有档案转递通知单、档案目录清单（必须有单位盖章），并通过机要通信方式转递档案；如有人事档案管理权的单位人事专人送档，人事专员需提供有关档案管理权限的证明材料、《介绍信》（介绍信需指定专人送档）、工作证、严密包封的人事档案（档案内需有单位盖章的转递通知单和目录清单），严禁本人自带档案转递；到档后，经查核若不符合存档要求的，我办将退回原档案管理单位；

4.若档案从原工作单位调入的，人事档案应有辞职辞退、取消录（聘）用或开除、解除、终止劳动（聘用）关系的证明材料。

三、档案转出

（一）申请条件

人事档案已在我办保管，申请将人事档案转递至有人事档案管理权限的接收单位。

（二）申请材料

1.本人有效身份证件；

2.具有人事档案管理权的接收单位开具的调档函。

（注：原有工作单位委托办理人事档案保管的人员，需补充提供原单位开具的离职证明或同意档案转出证明材料。）

（三）办理流程

1.网上办理：登录广东省流动人员人事档案管理服务信息系统→选择档案转出→选择原档案保管单位（如系统无法选择请联系我办020-84647218）→上传调档函扫描件→按要求填写申报信息，提交审核（区内转移的，由于区内无法机要，“寄送方式”请选择“单位人事专人自提”，并上传单位出具的“提档介绍信”扫描件）→审核通过后，工作人员整理并密封档案→档案通过机要转递或单位预约提取→接收单位收到档案，将档案转递通知单回执寄回我办。审核不通过→注明不通过原因。

2.线下办理：现场取号→提交申请材料→审核通过后，工作人员整理并密封档案→档案通过机要转递或单位预约提取（单位派专人提取档案时需提供单位介绍信及经办人有效身份证件）→接收单位收到档案，将档案转递通知单回执寄回我办。审核不通过→当场告知不通过原因。

（四）注意事项

1.档案转出时，必须提供具有人事档案保管权限的接收单位开具的调档函，调档函件应注明转递方式、具体通信地址、联系电话等信息；

2.档案转出手续非特殊情况需本人亲自办理。特殊情况本人未能前来窗口的，须委托他人办理，并请提供本人签名的委托书、本人身份证复印件及代办人身份证原件。

3.我办通过机要或邮政专递方式转递档案；如有人事档案管理权的单位人事专人提档，人事专员需提供有关档案管理权限的证明文件、《介绍信》（介绍信需指定专人送档）、工作证办理转档手续，严禁个人自带档案转递；

4.接收单位收到档案后，应将档案转递通知单回执寄回我办；

四、档案材料的收集、鉴别和归档

（一）申请条件

人事档案已在我办保管，申请将符合归档规定的材料放入个人人事档案。

（二）申请材料

1.个人办理：本人有效身份证件（非本人办理，需提供本人签名的委托书、本人身份证复印件及代办人身份证原件）；归档范围的档案材料原件。

2.单位人事专人办理：有人事档案保管权的单位出具《介绍信》（介绍信需指定专人递交档案材料）、工作证；归档范围的档案材料原件。（批量归档时需提供材料清单）

（三）办理流程

1.网上办理：登录广东省流动人员人事档案管理服务信息系统→选择档案材料的收集、鉴别和归档→按要求填写申报信息，并提交审核→审核通过后，申请人按要求寄出归档材料原件（邮寄单据须备注本人姓名）→工作人员收集、鉴别存档材料→符合要求的，存档材料归入个人人事档案。审核不通过→注明不通过原因。

2.线下办理：现场取号→提交申请材料→审核通过→工作人员收集、鉴别存档材料→符合要求的，存档材料归入档案。不符合要求的，说明原因，并将存档材料退回申请人。审核不通过→当场告知不通过原因。

（四）注意事项

（1）档案材料应为办理完毕的正式材料，完整齐全、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备；

（2）证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，应由材料制作单位注明复印时间并加盖公章；

（3）学历学位材料归档。国内学历学位材料：一般应由学校机要转递。属成人教育类学历等特殊情况下自带的，应密封后加盖学校公章，并提供教育部学信网（https://www.chsi.com.cn）《教育部学历证书电子注册备案表》（有效期内）或《中国高等教育学历认证报告》；国（境）外学历学位材料：提供教育部留学服务中心（http://zwfw.cscse.edu.cn）出具的学历学位认证报告；

（4）职称材料归档。专业技术职称的认定、评审、考试等审批通过材料；

（5）党员材料归档。正式党员材料（预备党员材料应在转正后归档）应由党组织直接通过机要方式转递，或密封后（党委、总支加盖骑缝章）由所在党组织派专人携带介绍信、经办人有效证件办理；

（6）工作材料归档。国家机关事业单位、国有企业形成材料，应由材料形成单位通过机要方式或派专人转递。非国有企业等单位形成材料一般由本人或单位经办人携带介绍信、经办人有效证件办理；

（7）其他符合《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）归档范围及要求的材料；

（8）线下委托他人办理的，需提供本人签名的委托书、本人身份证复印件及受委托人身份证明材料。

五、档案查阅

（一）申请条件

当人事档案已在我办保管时，因工作需要，符合下列情形之一的，相关单位可申请查阅人事档案。

（1）政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等；

（2）干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、公务员登记备案、退（离）休、社会保险、治丧等；

（3）人才引进、培养、评选、推送等；

（4）巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等；

（5）经具有干部管理权限的党委（党组）、组织人事部门批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等；

（6）日常管理中，熟悉了解干部，研究、发现和解决有关问题等；

（7）本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关干部个人合法权益保障的事项，可以按照有关规定提请相应的组织人事等部门查阅档案；

（8）其他因工作需要查阅的情形。

（二）申请材料

查档单位应派两名中共党员前往，持查阅人有效证件和所在单位介绍信（广东省流动人员人事档案管理服务信息系统所下载的查阅函），以及被查阅人的姓名和有效身份证件号。

（三）办理流程

（1）网上办理：单位人员登录广东省流动人员人事档案管理服务信息系统→选择单位服务→选择档案查阅→按要求填写申报信息，预约办理时间，提交审核→审核通过后，单位人员按照预约时间到现场查阅档案。审核不通过→注明不通过原因。

（2）线下办理：现场取号→提交申请材料→审核通过→查阅人在阅档区查阅档案。材料审核不通过→当场告知不通过原因。

（四）注意事项

1.凡查阅流动人员人事档案（档案材料），必须严格遵守保密和阅档规定，严禁涂改、抽取、撤换、损毁档案材料。查（借）阅者不能擅自向外泄露档案内容，不能擅自向外复印档案内容；

2.任何人不得查阅本人及其直系亲属的档案。

六、档案借阅

（一）申请条件

人事档案已在我办保管，具备人事档案管理权限的单位因工作需要，符合下列情况之一的，可以依据规定申请借阅人事档案：

1.干部人事档案专项审核；

2.视同养老保险缴费年限审核；

3.历史信息审核；

4.其他因工作需要借阅的情形。

（二）申请材料

有人事档案保管权的单位出具《借档函》、存档人员有效身份证件。

（三）办理流程

1.网上办理：单位人员登录广东省流动人员人事档案管理服务信息系统→选择单位服务→选择档案借阅→按要求填写申报信息，提交审核→审核通过后，档案通过机要转递到借档单位→借档单位在1个月内将档案通过机要转递或单位专人送档至我单位→归还时工作人员核对档案材料无误后入库保存。审核不通过→注明不通过原因。

2.线下办理：现场取号→提交申请材料→审核通过→借阅人在《流动人员人事档案借阅登记表》上登记（批量借阅档案时，须提供加盖公章的档案人员名单）→工作人员审核、整理档案，并告知借阅人归还日期→档案借出→借阅单位将档案在1个月内通过机要或单位专人归还我办→工作人员核对档案借阅登记材料，登记入库。审核不通过→当场告知不通过原因。